Quand j’ai commencé à faire des factures, j’ai fait les trois premières sur Excel. Simple, rapide et pas du tout efficace. Pour le suivi, c’est simplement la version numérique d’un classeur avec des feuilles de papier, pas du tout mon truc. J’avais besoin d’un outil de facturation, pour :
- faire le lien directement entre un devis accepté et la facture qui en découle ;
- émettre des factures sans erreur de calcul (on oublie facilement une ligne dans le total sur Excel) ;
- avoir un suivi centralisé de mes paiements, pour relancer facilement les mauvais payeurs, via la synchronisation bancaire ;
- et enfin avoir en quelques clics des analyses sur mon chiffre d’affaires par client.
Comment choisir son outil de facturation ?
J’ai commencé par mettre mes critères sur le papier. En fonction de votre statut (autoentreprise ou société) et de votre type d’activité, vos besoins vont être différents. Le meilleur outil est avant tout celui qui vous convient, sans vous surcharger avec des fonctionnalités inutiles. Pour moi, c’est Abby, mais j’ai voulu faire un tour plus large pour partager avec vous.
Le prix de l’outil
Certains sont gratuits, d’autres payants, enfin certains ont un modèle mixte, avec des fonctionnalités supplémentaires payantes.
Dans les deux derniers cas, une question importante est : que se passe-t-il si on arrête de payer ? Conserve-t-on toutes ses données ? Ou a-t-on la possibilité d’en faire une sauvegarde ?
Ce qui amène sur un second point important, souvent négligé.
Quelles sont les sauvegardes et la pérennité de l’outil – et de vos factures ?
Un superbe outil de facturation, gratuit, lancé par un développeur solitaire, sans communauté, sans base utilisateur, c’est tentant mais dangereux. Rien ne garantit son évolution même à court terme, la sécurité d’accès, etc. Même chez les plus grands (si vous vous souvenez de l’incendie chez OVH où de nombreuses sociétés avaient perdu leurs données).
Un bon outil doit donner la possibilité de faire des sauvegardes régulières et me rassurer sur le fait de pouvoir l’utiliser encore l’année d’après. Je suis à l’aise avec la technique, ce n’est pas le cas de tout le monde.
La conformité à la législation de votre pays
Cela va sans dire, mais c’est absolument essentiel. Et c’est même un argument massue pour ne pas faire ses factures soi-même, au cas où vous vous posez encore la question de l’utilité d’un outil de facturation. Les mentions légales, les taux de TVA (si vous êtes assujetti), la façon même dont la facture est présentée : je ne suis ni comptable ni fiscaliste et je n’ai aucune envie de passer du temps sur ces aspects pour risquer, au final, de faire des erreurs.
Sous le chapeau « conformité », il y a aussi la certification, obligatoire dans certains cas (voir plus bas) qui permet de s’assurer que les données ne peuvent pas être modifiées ultérieurement.
Les autres fonctionnalités : outil de facturation, ERP ou CRM ?
L’outil peut permettre de gérer toute la chaine commerciale, de la première prospection à l’encaissement final, en passant par l’émission de devis, le suivi des travaux, l’encaissement et la synchronisation avec le compte bancaire.
C’est un choix à faire entre un outil simplissime ou un outil plus complexe, en fonction de vos besoins à vous. Par exemple, pas besoin de suivi de temps si vous facturez uniquement des prestations au forfait.
Enfin, très important, la facilité d’utilisation
On arrive donc au dernier critère de choix : la facilité d’utilisation et de prise en main.
Comme moi, vous n’avez certainement pas envie de passer des heures à lire un manuel d’utilisation ou à vous poser des questions sur « comment affecter un paiement partiel à une facture » ou « comment émettre un avoir » ?
L’outil doit donc être aussi intuitif que possible : si c’est la première facture que vous faites de votre vie, ça sera de toute façon un peu compliqué. Il ne doit pas vous demander des heures de paramétrage. Et il doit avoir un support réactif et/ou une communauté en ligne pour que vous ne soyez pas bloqué sur un point compliqué.
La liste des outils de facturation
Abby est l’outil que j’ai choisi pour mon activité. Avant de faire ce choix, j’en avais évalué plusieurs. Voici donc la liste des outils de facturation qui sont restés le plus longtemps dans ma short-liste.
Abby
Abby est un outil en ligne qui permet la facturation, la gestion des achats, la synchronisation bancaire.
Il réussit à être à la fois simple et complet. Il satisfait tous mes besoins, comme ceux de plus de 35.000 auto-entrepreneurs qui l’ont adopté depuis son lancement en 2020.
Sa version gratuite permet de créer des devis, des factures et de gérer les achats. Par contre les documents ne sont pas personnalisables, c’est pour cela que je suis passé à la version à 9 € / mois. Elle me donne aussi accès au support via un tchat.
La version à 15€ / mois propose, entre autres, des services de paiement en ligne dont je n’ai pas besoin.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Interface simple et facile | Utilisable uniquement en ligne |
| Fonctions de base gratuites | Limité aux micro-entreprises |
| Essai gratuit et abonnements abordables | Insuffisant pour le drop-shipping |
| Gestion administrative facilitée | |
| Déclaration directe auprès de l’URSSAF | |
| Crédits d’impôt Service à la Personne | |
| Aide à la déclaration de TVA |
Tiime
Tiime est un logiciel en ligne qui peut être utilisé par des microentreprises comme par des PME.
Il est un peu plus limité dans ses fonctionnalités que les puissants Sage, Axonaut ou Dolibarr, mais il permet l’essentiel :
- gestion des dépenses (achats et notes de frais)
- gestion de la facturation
- gestion électronique des documents (archivage ou création des PDFs en lien avec la facture)
- compte bancaire professionnel
En ligne, il est entièrement gratuit pour la gestion de la facturation, sans limite. Les autres fonctionnalités sont payantes, à un prix très raisonnable (14,90€ / mois, sans limitation du nombre d’utilisateurs).
Son utilisation est facile et intuitive, avec un très bon support
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Adapté à tous les statuts (microentreprise, SAS, SASU, EURL, SARL) | Limité aux fonctions achats, vente et encaissement |
| Facturation illimitée gratuite | Pas de gestion comptable complète |
| Possibilité d’avoir un compte pro avec des outils de paiement dans la formule payante | |
| Possibilité d’importer les produits et services via un fichier | |
| Application mobile |
Indy
Indy est une solution comptable développée par une entreprise qui a développé tout un ensemble de service autour de son logiciel de comptabilité, créé en 2016. En particulier elle propose une assistance à la création de votre entreprise.
Elle existe en formule gratuite et en formule premium, avec un paiement au mois sans engagement. Le compte premium permet en plus de générer automatiquement toutes les déclarations légales et vous donne accès à un support étendu.
Le compte bancaire professionnel est inclus dans l’offre gratuite !
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Formule gratuite permettant toute la gestion comptable | Gestion de la relation client peu développée |
| Formule premium sans engagement | |
| Gestion comptable complète |
Freebe
Contrairement à ce que le « free » dans le nom de cet outil pourrait laisser croire, il n’y a pas de formule gratuite (mais un prix compris entre 7€ et 11€ / mois selon la formule d’abonnement).
Le Free est là pour « Freelance » puisque cet outil est entièrement dédié aux freelances en statut auto-entrepeneur.
Il propose toutes les fonctionnalités dont un freelance peut avoir besoin, y compris les déclarations fiscales et l’URSAFF, la synchronisation avec le compte bancaire et, globalement, une comptabilité automatisée.
La partie « gestion clients » permet de faire des devis et de les transformer en factures/
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Toutes les fonctionnalités nécessaires | Pas de version gratuite |
| Synchronisation bancaire | Uniquement pour les micro-entreprises |
| Déclaration URSAFF | Pas d’outil de paiement en ligne intégré |
| Accès illimité |
MaCompta.fr
MaCompta fait plus que de la comptabilité, rassurez-vous ! C’est un logiciel complet, qui peut être utilisé quel que soit votre statut. Il ne lui manque que la gestion des stocks, ce qui n’est pas très grave pour un freelance.
Il fonctionne avec différents modules, auxquels vous pouvez souscrire en fonction de vos besoins (en général, pas de paye pour un freelance, par exemple). En ne prenant que la facturation, il sera moins cher que Abby.
Avantage supplémentaire, il est réellement très simple à utiliser.
Son outil de reporting est aussi complet.
Vous pouvez importer l’ensemble de vos données, y compris vos relevés bancaires. Il y a aussi une GED (gestion électronique des documents) et vous pouvez comptabiliser presque automatiquement vos factures fournisseur papier en les scannant !
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Tous les status | Pas de gestion des stocks |
| Ensemble des fonctions | Une grille tarifaire un peu compliquée |
| Échanges de données et importations | |
| Toutes les déclarations fiscales avec transmission des fichiers |
InFast
Adapté à tous les types de statuts, InFast mérite sa place dans ma liste parce qu’il permet de créer des factures sans être en ligne (quand vous êtes chez un client au milieu de la campagne sans internet, c’est pratique!)
Il n’y a pas de version gratuite, et deux formules, avec des prix variables, selon la durée d’engagement, entre 18,75€ et 45€ / mois, pour 2 à 5 utilisateurs.
La version de base (« Pro ») permet déjà les devis et la facturation illimitée, ainsi que l’encaissement en ligne et l’accès pour votre comptable, mais pour disposer d’un catalogue produit, d’une base client et de l’ensemble des fonctionnalités CRM, il faut passer à la version « Furious ».
Celle-ci a toute une palette d’outils, dont l’intégration avec WooCommerce et Zapier, la signature électronique et vous permet même de personnaliser votre boite de réception.
Aucune des deux versions n’offre de fonctions comptables, c’est « juste » un logiciel de CRM, mais très complet.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Accès hors ligne | Pas de formule gratuite |
| CRM très complet dans la version « Furious » | Pas de gestion comptable |
| Facturation illimitée | |
| Possibilité d’importer vos données existantes dans la version « Furious » |
NeedMe
Si on cherche un outil de facturation pour micro-entrepreneur, NeedMe est la solution la moins chère du marché. Il gère le cycle de vente de façon complète (du devis à la relance), et rien que cela (avec un journal des achats, mais sans la synchronisation bancaire).
NeedMe vous permet aussi de gérer vos cotisations URSAFF et votre TVA si vous y êtes assujetti.
C’est sans doute le meilleur pour les outils de reporting, avec des tableaux très complets.
Enfin, il est très bon marché.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Gère toute l’activité commerciale | Limité aux micro-entreprises |
| Déclarations URSAFF | Pas de gestion des stocks |
| Journaux achats et ventes | Pas de synchronisation bancaire |
| Très économique |
Dolibarr
En termes de fonctionnalités, Dolibarr est à l’opposé d’Abby. Cet outil complet propose en effet la totalité des fonctions dont un free-lance ou une entreprise peut avoir besoin : gestion commerciale, achats et vente, gestion des temps, des projets, comptabilité, etc.
Il y a deux versions différentes : la première, que vous installez sur un hébergement web (comme un blog), elle a l’avantage par rapport à Sage d’être gratuite, avec la possibilité d’acheter des modules complémentaires. Vous êtes entièrement propriétaire de vos données, mais cela demande aussi des connaissances de base et une discipline dans les sauvegardes
Il y a aussi une version en Cloud, avec un prix entre 14€/mois et par utilisateur et 45€/mois pour un utilisateur. Mais si on utilise la version auto-hébergée (un terme qui parle aux freelances qui font du web), le nombre d’utilisateurs est illimité. Vous pouvez donner accès à votre comptable, à d’autres freelances qui participent à vos projets, sans rien payer en plus.
Enfin il existe une appli sous Android et IoS.
Si on veut utiliser la totalité de ses fonctionnalités, il faut aussi comprendre la comptabilité. Sans aller jusque là, il permet une gestion détaillée de vos projets, de vos prospects.
C’est l’outil idéal pour le freelance qui gère en direct pour son client des sous-traitants et qui est à l’aise en informatique.
Les factures sont totalement paramétrables et peuvent être liées à un suivi de temps qui déclenche automatiquement la facturation des heures.
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Un ensemble de fonctions vraiment complet | Nécessite un paramétrage important |
| Une version gratuite avec modules | Peut être trop lourd pour une simple activité |
| Déclarations TVA et Ursaff | |
| Un support communautaire | |
| Convient à toutes les formes juridiques |
Comparatif des prix de facturation
| Nom | Type | Statut | Accès | Premier prix / mois | Extensions payantes | Essai gratuit |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Abby | CRM | Micro-Entreprise | Web + application | 9 € | Oui | Oui |
| Dolibarr | ERP | Tous | Web + application | 0 € | Oui | Oui |
| Freebe | CRM/Ursaff | Micro-Entreprise | Web + application | 7 € | Non | Oui |
| Indy | ERP | Tous | Web + application | 0 € | Oui | Oui |
| InFast | CRM++ | Tous | Web + Hors ligne | 18.75 € | Oui | Oui |
| MaCompta.fr | ERP | Tous | Web | 7 € | Oui | Oui |
| NeedMe | CRM/Ursaff | Micro-Entreprise | Web | 5 € | Non | Oui |
| Tiime | CRM | Tous | Web | 9.90 € | Oui | Oui |
ERP : toutes les fonctions d’une entreprise, y compris l’intégration comptable
Tous ces outils proposent un essai gratuit, de quinze jours à deux mois, et un support, bien sûr. Ils sont conformes à la législation française.
Quel est le meilleur outil gratuit ?
J’ai choisi Abby, c’était donc pour moi le meilleur. Je vais malheureusement devoir en changer, puisque je change de statut et qu’il n’est pas adapté pour les entreprises. Je vous ferai un retour dans quelques semaines sur mon nouvel outil.
En outil de facturation gratuit, si on n’a pas besoin d’autres fonctionnalités, Tiime est le meilleur, car il n’y a aucune limite à l’utilisation.
Quelles sont les obligations en termes de facturation quand on est freelance ?
Les obligations pour un free-lance sont les mêmes que pour n’importe quelle activité. Tout facturer (pas d’encaissement sans facture) et à la bonne date (pas avec six mois de retard) en respectant les formes légales.
Identification du freelance (vendeur)
- le nom, suivi de la forme de la société et du capital (par exemple, MaSuperSociété, SARL au capital de 1.000 euros) ; vous pouvez très bien le mettre en petit en bas, et mettre un logo très professionnel en haut, l’essentiel est que cela apparaisse sur la facture
- l’adresse (celle du siège social)
- les identifiants (le registre du commerce, ou RCS, et le Siren ou le Siret s’il y en a un)
- votre numéro individuel d’identification à la TVA et/ou le numéro de TVA intracommunautaire pour les exportations (c’est le même avec l’identification du pays en plus)
Identification de l’acheteur
- son nom ou celui de la société
- son adresse
- son numéro individuel d’identification à la TVA si c’est un client étranger européen (auto-liquidation de la TVA)
Identification de la facture et du paiement
- la mention « facture » ou « facture d’acompte »
- la date de la facture
- son numéro unique et qui suit celui de la facture précédente (il ne doit pas y avoir de trous dans la numérotation)
- le numéro et la date du bon de commande s’il y en a un (surtout pour les produits), ou du devis
- la date de la livraison des produits ou de l’exécution de la prestation
- le mode de paiement, la date à laquelle la facture est due, s’il y a une réduction pour un paiement avant (escompte) et les pénalités en cas de retard
- le montant total, hors taxe et TVA comprise, avec la TVA ventilée par taux (mais en général, vous n’avez qu’un seul taux de TVA)
Détail des produits ou des services vendus
On ne fait pas une facture « prestation de conseil 45.000 € ». Il faut détailler avec précision ce qui est vendu, avec
- le nom du produit ou service (par exemple « conseil pour choisir un logiciel de facturation »)
- l’unité de facturation (un forfait, des heures, des jours, un poids…)
- le taux de TVA applicable
- le prix HT (hors TVA) par unité
- la quantité
- les éventuelles réductions
- le prix total HT et TTC
Si vous n’êtes pas assujettis, la vie est déjà plus simple, puisque vous vous contentez d’un seul prix, en mentionnant sur la facture « TVA non-applicable, article 293B du CGI«
Compliqué ? Oui, et assez répétitif. C’est pour cela qu’un outil de facturation vous permet d’être certain de faire des factures et (éventuellement) des avoirs conformes.
Qu’est-ce qui se passe si une facture n’est pas conforme ?
Votre client va vous la renvoyer en vous demandant de la refaire, car il ne peut pas la comptabiliser. Donc vous perdez du temps pour l’encaissement. Et cela ne donne pas une image très professionnelle.
Et de votre côté, en cas de contrôle, le fisc peut vous ennuyer. Par exemple si les numéros de facture ne se suivent pas. Enfin, s’il y a des erreurs de calcul, par exemple sur la TVA, cela peut coûter de l’argent, car le fisc vous demandera de payer ce qui manque (mais ne vous remboursera pas dans le cas contraire).
Il ne faut pas croire qu’on est à l’abri parce qu’on est freelance et qu’on a un faible chiffre d’affaires. Si votre client est contrôlé et que le fisc trouve une de vos factures avec des erreurs, il peut décider de s’intéresser à vos comptes !
Est-ce obligatoire d’utiliser un outil de facturation en micro-entreprise ?
Réponse simple et claire : non pas pour l’instant. Dans certain cas, vous pouvez être obligé de faire une facture électronique :
- si vous êtes assujetti à la TVA et vous facturez un autre professionnel (depuis 2023)
- si votre client est un service public, vous devrez pouvoir émettre une facture électronique 2026
Mais vous pouvez le faire comme vous le voulez. « Électronique » veut dire « pas papier », cela peut être un fichier PDF par exemple, et il faut pouvoir le signer électroniquement.
Finalement, quels sont les avantages à opter pour un outil de facturation ?
Tout d’abord se décharger sur l’outil de toutes les contraintes techniques et légales. Vous n’avez pas besoin de vous inquiéter sur la présentation de la facture, le logiciel est certifié. En utilisant maintenant un outil de facturation vous serez prêt pour 2026, et vous n’aurez pas besoin d’en installer un dans l’urgence, comme le feront les autres qui auront attendu la dernière minute (avec un support client qui sera débordé).
Ensuite gagner du temps dans l’émission et l’envoi de la facture, tous les éléments répétitifs (l’identification du client, les prix,…) sont saisis une fois pour toutes. La plupart des outils vous permettent de transformer un devis en facture, donc là encore, éviter les recopies et les erreurs.
Donner une image professionnelle.
Pouvoir facilement suivre votre chiffre d’affaires, relancer vos clients quand ils ne payent pas à temps.
Et, selon l’outil que vous avez choisi, bénéficier de fonctionnalités avancées. Celles que je préfère sont :
- la synchronisation bancaire pour pouvoir pointer mes comptes facilement (un ami comptable m’a expliqué que la chose à faire pour être tranquille était de vérifier mon compte banque au moins une fois par mois, que je pouvais expliquer tous les montants, qu’il ne manquait rien, c’est ce qu’il appelle le rapprochement bancaire)
- les graphiques qui me permettent de suivre la croissance de mon activité
Et vous ? Quel est la fonctionnalité qui vous intéresse le plus ? Le suivi des temps ? Les achats ? L’encaissement électronique ?
